Veja como preparar sua empresa para participar de feiras

Bom desempenho depende de materiais de apoio adequados, que facilitem o trabalho dos atendentes e valorizem a imagem do empreendimento

Uma das formas de expor a empresa para clientes, fornecedores e até concorrentes é através da participação em feiras de negócios do setor. Esse processo requer a elaboração de um bom kit de materiais de apoio, composto basicamente de:

· Cartões de visita: em abundância e em diversos idiomas, se necessário;

· Material de apresentação da empresa: com seus dados principais e localização. Se o evento for realizado no exterior ou receber participantes estrangeiros, deverá haver uma versão em inglês ou outros idiomas;

· Catálogo de produtos: dependendo do tipo de produto, os catálogos deverão ser mais detalhados, com especificações técnicas e desenhos, por exemplo;

· Amostras: de preferência acompanhadas de uma ficha técnica com informações complementares de apoio à venda;

· Tabelas de preços: a empresa participante deve estar sempre preparada para efetivar negócios, afinal esse é o objetivo maior da feira. Por isso, essa informação é essencial;

· Brindes: uma das formas de destaque durante a feira é fornecer algum tipo de promoção ou sorteio de brindes capaz de atrair o maior número de clientes ao seu estande. Eles devem ser cadastrados para posterior criação de um mailing-list interessante;

· Material de decoração para a feira: em geral, são usadas peças como back-lights, cartazes e banners específicos para decorar o estande;

· CD-Rom: é muito comum e econômica a elaboração e utilização de catálogos eletrônicos em CD-Rom para distribuição. Além do baixo custo, o espaço disponível em disco para apresentação é muito grande, permitindo explorá-lo de diversas maneiras;

É preciso ter em mente que os materiais necessários para a participação em uma feira demoram em média seis meses para serem produzidos. Dessa forma, tudo deve ser planejado com antecedência. Também é importante atentar para os prazos definidos pelo organizador da feira.

Nas feiras internacionais, a logística tende a ser mais complexa, envolvendo processos de exportação temporária, despacho aduaneiro e transporte internacional.

Caso o evento ocorra no exterior ou receba visitantes de outros países, todos esses materiais devem estar devidamente traduzidos para outros idiomas. Em geral, utiliza-se o idioma local e o inglês, por ser a língua comercial mais falada no mundo.

O transporte das pessoas que trabalharão na feira também deverá ser planejado com antecedência. Cidades que abrigam grandes feiras costumam apresentar escassez de hotéis e transporte no período de realização do evento.

Fonte: Sebrae